Prospectos, oportunidades y cotizaciones

Bienvenida

Tus contactos y empresas sin duplicados, la ficha con llamada, WhatsApp y correo, tus actividades y «Mi día», las oportunidades en el embudo, la cotización con folio y versiones, mandarla a tu cliente y cerrar la venta como ganada.

Lo que vas a aprender

1. Contactos y empresas
2. Nuevo contacto, sin duplicados
3. La ficha del contacto
4. Tus actividades
5. Mi día
6. El embudo de oportunidades
7. La cotización
8. Mándala a tu cliente
9. Ciérrala como ganada

Paso 1 · Contactos y empresas

Menú → «Contactos y empresas». Arriba ves cuántos contactos y empresas tienes y cuántos están sin vendedor; toca una cifra para cambiar de lista.

• Busca por nombre, empresa, correo o teléfono y filtra por fase (nuevo, contactado, interesado, no interesado, cliente) o por vendedor.
• Cada persona de Ventas ve lo suyo; el responsable de un grupo, lo de su grupo; el administrador y Gerencia de ventas, todo.

Paso 2 · Nuevo contacto, sin duplicados

«Contactos y empresas» → «+ Nuevo contacto» (o «Nueva empresa»). Escribe nombre, apellidos, puesto, correo, teléfono de 10 dígitos y WhatsApp si es otro número; busca su empresa escribiendo su nombre. Elige fase y origen y toca «Guardar».

• No se duplica nada: si el RFC de la empresa, el correo o el teléfono ya existen, la app te dice con qué vendedor están.
• Marca si acepta recibir publicidad: solo a esos les llegan las campañas de correo.

Paso 3 · La ficha del contacto

Toca un contacto para abrir su ficha: «Llamar», «WhatsApp» y «Escribir correo» en un toque, su vendedor («Reasignar a otro vendedor» si tienes permiso), sus oportunidades, actividades, renovaciones e historial.

• El historial guarda todo lo que pasó: fases, cotizaciones, ventas y cobros, con fecha y quién lo hizo.

Paso 4 · Tus actividades

En la ficha toca «Registrar o programar actividad». «Ya la hice»: elige Llamada, WhatsApp, Correo, Reunión o visita o Nota, escribe de qué se trató y el resultado. «Programar (cita o tarea)»: fecha y hora.

• Aviso 15 minutos antes de una cita y a las 9:00 del día de una tarea.
• Solo quien la registró la corrige, dentro de 24 horas; nada se borra (las pendientes se cancelan).

En «Pendientes» cada actividad tiene «Marcar como hecha», «Agregar a Google Calendar» y «Cancelar actividad». Abajo quedan las hechas y canceladas.

Paso 5 · Mi día

Menú → «Mi día». Cinco cifras: «Vencidas», «Hoy», «Próximos 7 días», «Sin atender» y «Renovaciones 90 días». Toca una para ver su lista y toca un renglón para ir a su ficha.

• Si ves lo de otras personas (responsable de grupo, Gerencia de ventas o administrador), arriba eliges «Lo mío» o «De mi equipo».
• «Mi calendario» te da tu enlace personal para ver tus citas en Google Calendar.
• En «Reparto de prospectos» te marcas «No recibir prospectos por ahora» (por ejemplo, en vacaciones).

Paso 6 · El embudo de oportunidades

Desde la ficha del contacto o de la empresa toca «Nueva oportunidad». Menú → «Oportunidades y cotizaciones» muestra el embudo: abiertas, ganadas y perdidas.

• Cada columna es una fase (Detección, Cotización enviada, Negociación, Cierre verbal) con su % de certeza.
• Arriba: el total y el valor ponderado (monto × certeza). Las de dólares usan su tipo de cambio.

Paso 7 · La cotización

En la oportunidad, haz la cotización: elige productos del catálogo, cantidad y descuento y toca «Guardar cotización». Lleva folio COT-0001; cada cambio («Nueva versión de la cotización») es una versión nueva con el mismo folio.

• Un descuento arriba del tope, una partida libre o un producto con precio a capturar piden autorización del administrador, Gerencia de ventas o tu responsable («Autorizar» / «No autorizar» con motivo).
• «Cambiar fase o datos» mueve la oportunidad en el embudo.

Paso 8 · Mándala a tu cliente

En la cotización toca «Mandar por correo», revisa el «Correo del cliente», agrega un mensaje (opcional) y toca «Enviar».

• Sale con el nombre de tu empresa; si el cliente contesta, la respuesta te llega a ti.
• «Ver o descargar PDF» abre la misma cotización para descargarla o imprimirla.

El cliente recibe un enlace: ve la cotización con tu logo, tus datos y tus condiciones, y la guarda en PDF o la imprime. Te avisamos la primera vez que la abre.

• El cliente no acepta ni rechaza desde su enlace: la respuesta la registra el vendedor.

Paso 9 · Ciérrala como ganada

En la cotización toca «El cliente la aceptó» o «El cliente la rechazó». Aceptada: el siguiente paso es «Cerrar como ganada». Rechazada: haz una nueva versión o «Cerrar como perdida» (con motivo).

• Al cerrar como ganada, la venta se crea sola (VTA-0001), como nueva o recompra, con sus partidas y su comisión.
• En «Oportunidades y cotizaciones» → «Ganadas» y «Perdidas» ves el historial.

Resumen

• No se duplica nada: RFC, correo o teléfono repetidos te dicen con qué vendedor están.
• Registra cada llamada, WhatsApp o reunión; programa citas y tareas con aviso.
• Empieza tu día en «Mi día»: vencidas, hoy, próximos 7 días, sin atender y renovaciones.
• La cotización sale del catálogo, con folio y versiones; descuentos arriba del tope se autorizan.
• Cuando el cliente acepte, «Cerrar como ganada»: la venta se crea sola.