Manual de uso

GeetApp CRM por separado

Su propio portal, morado, con solo lo del CRM.

Entrar

• GeetApp CRM tiene su propio portal (crm.geetapp.mx). Entras con el mismo correo y contraseña que en GeetApp Software.
• Al entrar llegas a tu inicio: el «Tablero de ventas» si ves todo el CRM (administración y Gerencia de ventas) o «Mi día» si eres de Ventas o Cobranza.
• Si trabajas en varias empresas con GeetApp CRM, primero eliges en cuál; después cambias desde el final del menú («Cambiar a…»).
• Si tu usuario no pertenece al equipo de ninguna empresa con GeetApp CRM activo, verás «No tienes una cuenta de GeetApp CRM»: pide tu invitación o escribe a soporte@geetapp.mx.
• Si tu cuenta está suspendida o venció, verás «Tu cuenta de GeetApp CRM está suspendida» (o «venció»): tus datos se conservan; escribe a soporte@geetapp.mx para reactivarla.

Registrar tu empresa: 14 días gratis

1. En la entrada del portal toca «Crear mi cuenta de GeetApp CRM».
2. Escribe el nombre de tu empresa, cuántas personas venden y, si lo tienes a la mano, el RFC (es opcional: se pide al contratar).
3. Escribe tu nombre, apellidos, WhatsApp, tu correo y una contraseña; acepta el aviso de privacidad.
4. Te llega un correo de GeetApp con un código de 6 dígitos: escríbelo en «Confirma tu correo».
5. Entras directo a tu «Tablero de ventas» como administrador de tu cuenta, con 14 días de prueba gratis del plan Profesional, hasta 5 usuarios y sin tarjeta.

• Arriba verás «Te quedan N días de prueba gratis» y el atajo «Invita a tu equipo»; también te llega un aviso 7, 3 y 1 días antes de que termine.
• Cada RFC tiene una sola prueba gratis. Con tu mismo usuario puedes registrar otra empresa en Configuración → «Registrar otra empresa» (hasta 5).
• Tu cuenta nace con los catálogos de arranque (orígenes, fases y motivos) y con procesos de ejemplo apagados: actívalos en «Configuración del CRM» si te sirven.

Para seguir usándolo al terminar la prueba, escribe a soporte@geetapp.mx (el pago en línea llega pronto).

El menú

• El menú solo trae lo del CRM: «Contactos y empresas», «Mi día», «Oportunidades y cotizaciones», «Ventas y cobranza», «Tablero de ventas» y «Campañas de correo» (administrador y Cobranza).
• En Configuración: «Configuración del CRM» (administrador), «Mi equipo», «Roles y permisos», «Datos de mi empresa» y «Registrar otra empresa».
• Al final: «Avisos», «Mi cuenta» y «Cerrar sesión». La campanita solo trae los avisos del CRM y los de tu acceso.

Si tu empresa también usa GeetApp Software, todo lo del CRM es lo mismo en los dos portales: lo que captures en uno lo ves en el otro. En GeetApp Software el CRM está en Menú → «Ventas (CRM)».

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GeetApp CRM: roles y tu equipo

Administrador, Gerencia de ventas, Cobranza y Ventas; invitar y dar de baja.

Los roles del CRM

Son los mismos roles de GeetApp Software con otro nombre: Gerencia de ventas = Coordinación; Cobranza = Comercial y cobranza. El detalle por permiso está en Configuración → «Roles y permisos».

Invitar y administrar tu equipo

1. Configuración → «Mi equipo» → «+ Invitar».
2. Escribe el correo, elige los roles y toca «Invitar».
3. Aparece «Mándale este mensaje» con el texto listo (incluye la dirección del portal del CRM): toca «Copiar mensaje» y pégalo en WhatsApp o en un correo.

• Si la persona ya tenía cuenta, queda agregada al momento; si no, la invitación vence en 7 días («Cancelar invitación» la anula).
• Toca a una persona para «Guardar roles», «Dar de baja» o ajustar sus «Permisos». En «Dados de baja», «Reactivar» le devuelve el acceso.

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GeetApp CRM: tu cuenta, contraseña y avisos

Olvidé mi contraseña, Mi cuenta, avisos y cerrar sesión.

Olvidé mi contraseña

1. En la entrada del portal toca «¿Olvidaste tu contraseña?».
2. Escribe tu correo: te llega un código de GeetApp.
3. Escribe el código y tu contraseña nueva (al menos 8 caracteres, dos veces).

Así también cambias tu contraseña aunque no la hayas olvidado. Es la misma contraseña para GeetApp CRM y GeetApp Software.

Mi cuenta

Desde el final del menú, «Mi cuenta»: ves tu correo, cambias tu nombre, apellidos y WhatsApp («Guardar mis datos») y encuentras «Avisos que recibo», «Aviso de privacidad» y «Cerrar sesión». ¿Dudas? Escribe a soporte@geetapp.mx.

Avisos

La campanita (arriba) y Menú → «Avisos» muestran tus avisos del CRM: citas y tareas, contactos asignados, plazos del primer contacto, cotizaciones abiertas, cobranza, renovaciones y los de tu prueba gratis. En «Mi cuenta» → «Avisos que recibo» eliges cuáles quieres; los de tu acceso y de tu cuenta siempre llegan.

Cuando algo se guarda bien aparece un aviso breve abajo de la pantalla que se quita solo; los errores y las confirmaciones de lo que no se puede deshacer abren un diálogo.

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GeetApp CRM: contactos, empresas y Mi día

Prospectos y clientes, sin duplicados, con su seguimiento.

Quién ve qué

Cada persona de Ventas ve lo suyo; el responsable de un grupo de ventas ve lo de su grupo; el administrador y Gerencia de ventas ven todo. Cobranza ve los clientes para cobrar.

Contactos y empresas

• Menú → «Contactos y empresas» → «Nuevo contacto» o «Nueva empresa».
• No se duplica nada: si el RFC, el correo o el teléfono ya existen, la app te dice con qué vendedor está.
• En la ficha: llamar, WhatsApp, correo, actividades, oportunidades, renovaciones e historial.
• «Importar desde Excel» (en la computadora): descarga la plantilla, llénala y súbela; primero se revisa sin guardar nada.

Actividades y Mi día

• Registra llamadas, WhatsApp, correos, reuniones y notas, o programa citas y tareas (aviso 15 minutos antes de una cita y a las 9:00 de una tarea).
• Solo quien la registró la corrige, dentro de 24 horas; nada se borra.
• «Mi día» tiene cinco cifras: Vencidas, Hoy, Próximos 7 días, Sin atender y Renovaciones 90 días. Toca una para ver su lista.
• Si ves lo de otras personas (responsable de grupo, Gerencia de ventas o administrador), arriba eliges «Lo mío» o «De mi equipo»; en «De mi equipo» cada renglón dice de quién es.
• En «Reparto de prospectos» te marcas «No recibir prospectos por ahora» (por ejemplo, en vacaciones) y luego «Volver a recibir prospectos».
• Con «Agregar a Google Calendar» pasas una cita a tu calendario; con «Mi calendario» obtienes tu enlace personal para ver todas tus citas ahí («Cambiar enlace» anula el anterior).

Reparto de prospectos

Los prospectos nuevos sin vendedor (formularios del sitio web, importación con «reparto») se asignan solos por turno. Tienes 4 horas hábiles para el primer contacto: a la mitad te llega un recordatorio y al vencer se avisa a tu responsable.

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GeetApp CRM: tablero de ventas

Cobrado contra la meta, embudo, orígenes, renovaciones y actividades.

Qué trae

Menú → «Tablero de ventas». Arriba eliges el periodo: este mes, mes anterior, últimos 3 meses o este año. Cada quien ve los números de lo que le toca ver (Ventas, lo suyo; el responsable de un grupo, su grupo; administrador y Gerencia de ventas, todo).

Metas y Excel

• El administrador toca «Metas del mes», escribe el monto de cada persona con rol Ventas y «Guardar metas». Las metas son mensuales, en pesos, sin IVA y sobre lo cobrado (y verificado).
• En el portal web, «Descargar Excel» baja el tablero en hojas: líderes, embudo, perdidas, orígenes y actividades.

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GeetApp CRM: oportunidades, cotizaciones y ventas

Del embudo a la cobranza y las comisiones.

Oportunidades y cotizaciones

• Desde un contacto o empresa: «Nueva oportunidad». El embudo muestra el total y el valor ponderado (monto × certeza).
• «Hacer cotización»: elige productos del catálogo, cantidad y descuento, y «Guardar cotización». Folio COT-0001; cada cambio («Nueva versión de la cotización») es una versión nueva con el mismo folio.
• Un descuento arriba del tope, una partida libre o un producto con precio a capturar piden autorización del administrador, Gerencia de ventas o tu responsable («Autorizar» / «No autorizar» con motivo). Sin autorizar no se descarga ni se manda.
• «Ver o descargar PDF» y «Mandar por correo»: el cliente recibe un enlace, la ve y la descarga en PDF; te avisamos cuando la abre. Si contesta el correo, te llega a ti.

Cotización aceptada o rechazada

• Cuando el cliente te dé su respuesta, toca en la cotización «El cliente la aceptó» o «El cliente la rechazó» y confirma. La cotización queda «Aceptada» o «Rechazada».
• Aceptada: ya no se manda ni se hace otra versión; el siguiente paso es «Cerrar como ganada».
• Rechazada: puedes hacer una nueva versión o «Cerrar como perdida» (con motivo).

El cliente no acepta ni rechaza desde su enlace: la página solo le deja ver e imprimir la cotización. La respuesta la registra el vendedor.

Ventas

• Al cerrar como ganada, la venta se crea sola (VTA-0001), como nueva o recompra; cada partida sabe si es renovación (Cobranza la corrige con «Corregir: es renovación» / «Corregir: es venta nueva»).
• Arriba ves total con IVA, estado, cobrado, verificado y lo que falta, y debajo las condiciones: de contado o crédito con días, fecha de vencimiento y folio de factura.
• Condiciones de pago y factura: «Cambiar condiciones o factura» → «De contado» o «A crédito» (con días de crédito) y «Folio de la factura» → «Guardar». Lo hacen el administrador y Cobranza.
• Cancelar: «Cancelar venta» con motivo (solo el administrador, y solo si está abierta). Deja de contarse como por cobrar.

Cobranza y comisiones

• Solo el administrador y Cobranza registran cobros: «Registrar cobro» → monto, fecha, forma de pago, referencia y comprobante («Foto del comprobante» o «Adjuntar comprobante (PDF o imagen)»).
• Quien registra un cobro no lo verifica: lo verifica otra persona de Cobranza o el administrador con «Verificar (ya lo vi en el banco)». Los cobros no se borran: se cancelan con motivo («Cancelar cobro»).
• Avisos de cobranza 3 días antes, el día y cada 7 días vencida.
• Comisiones: el % de cada producto (nuevo o renovación; servicios con % fijo) sobre lo cobrado y verificado. Cada vendedor ve las suyas.
• En la ficha de cada empresa está su estado de cuenta (Excel en el portal).

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GeetApp CRM: campañas y formularios

Correos masivos responsables y prospectos desde tu sitio web.

Campañas de correo

• Solo llegan a quien aceptó recibir publicidad y no se ha dado de baja.
• Cobranza y el administrador las arman (contenido con vista previa, filtros y correo de prueba); solo el administrador las manda o las programa.
• Cada correo trae «Ya no quiero recibir estos correos»: la baja es para siempre.
• Resultados por campaña: enviados, entregados, abiertos, clics, rebotes y bajas.

Con un dominio nuevo, empieza con pocos correos al día a clientes que te conocen: así no caes en spam.

Formularios del sitio web

En Configuración → «Configuración del CRM» → «Formularios» creas un formulario y copias su enlace o el código para pegarlo en tu página. Cada envío crea un prospecto con origen «Sitio web» que entra al reparto.

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GeetApp CRM: configuración

Lo que prepara el administrador.

En «Configuración del CRM»

• Reparto: por turno o al de menor carga, plazo del primer contacto y si se reasigna solo.
• Procesos: «cuando pase X, crea la tarea Y» (prospecto nuevo, venta ganada, renovación…).
• Productos y servicios: precio, moneda, IVA y % de comisión (o «precio a capturar»).
• Cotizaciones: tope de descuento sin autorización, vigencia y condiciones comerciales.
• Remitente de las campañas y formularios del sitio web.
• Grupos de ventas, vendedores y catálogos (orígenes, fases, motivos, etiquetas, giros). Las metas del mes se capturan en «Tablero de ventas».

En GeetApp Software la misma pantalla está en Configuración → «Configuración del CRM» (su título dice «CRM: configuración»).

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