Crea tu cuenta y tu equipo

Bienvenida

Crear tu cuenta con 14 días gratis, conocer tu tablero y tu menú, invitar a tu equipo con su rol, armar grupos y el reparto de prospectos, dar de alta tus productos y condiciones de cotización, prender procesos y subir tus contactos desde Excel.

Lo que vas a aprender

1. Tu cuenta con 14 días gratis
2. Tu tablero y tu menú
3. Tu equipo y sus roles
4. Roles y permisos
5. Grupos y reparto de prospectos
6. Productos y cotizaciones
7. Procesos y catálogos
8. Tus contactos desde Excel

Paso 1 · Crea tu cuenta

En la entrada del portal toca «Crear mi cuenta de GeetApp CRM». Escribe el nombre de tu empresa, cuántas personas venden y, si lo tienes a la mano, el RFC (es opcional: se pide al contratar).

• Escribe tu nombre, apellidos, WhatsApp, tu correo y una contraseña; acepta el aviso de privacidad.
• Te llega un correo de GeetApp con un código de 6 dígitos: escríbelo en «Confirma tu correo».
• Entras como administrador con 14 días de prueba gratis del plan Profesional, hasta 5 usuarios y sin tarjeta.
• Cada RFC tiene una sola prueba gratis. Te avisamos 7, 3 y 1 días antes de que termine.

Paso 2 · Tu tablero y tu menú

Al entrar llegas a tu inicio: el «Tablero de ventas» si ves todo el CRM (administrador y Gerencia de ventas) o «Mi día» si eres de Ventas o Cobranza.

• Menú: «Contactos y empresas», «Mi día», «Oportunidades y cotizaciones», «Ventas y cobranza», «Tablero de ventas» y «Campañas de correo».
• En «Configuración»: «Configuración del CRM», «Mi equipo», «Roles y permisos», «Datos de mi empresa» y «Registrar otra empresa».
• Al final: «Avisos», «Mi cuenta» y «Cerrar sesión». La campanita de arriba trae tus avisos.

Paso 3 · Invita a tu equipo

Configuración → «Mi equipo» → «+ Invitar». Escribe el correo, elige los roles y toca «Invitar».

• Aparece «Mándale este mensaje» con el texto listo y la dirección del portal: toca «Copiar mensaje» y pégalo en WhatsApp o en un correo.
• Si la persona ya tenía cuenta queda agregada al momento; si no, la invitación vence en 7 días («Cancelar invitación» la anula).

Toca a una persona para «Guardar roles», «Dar de baja» o ajustar sus «Permisos». En «Dados de baja», «Reactivar» le devuelve el acceso.

Paso 4 · Roles y permisos

Los roles son fijos; a una persona sí se le puede dar o quitar un permiso. Configuración → «Roles y permisos» muestra qué puede cada rol, área por área.

• Administrador: todo, incluido el equipo, la configuración del CRM, las metas, cancelar ventas y mandar campañas.
• Gerencia de ventas: ve todo el CRM, asigna y reparte contactos, autoriza descuentos y ajusta permisos.
• Cobranza: registra y verifica cobros, cambia condiciones de pago y factura, y arma campañas.
• Ventas: sus contactos, empresas, actividades, oportunidades, cotizaciones y ventas.

Paso 5 · Grupos y reparto

Configuración → «Configuración del CRM» → «Grupos y vendedores». Toca «Nuevo grupo», ponle nombre y responsable, y asigna a cada vendedor su grupo.

• Vendedores = las personas del equipo con el rol «Ventas» (ese rol se da en «Mi equipo»).
• Cada vendedor ve lo suyo; el responsable de un grupo ve lo de su grupo; el administrador y Gerencia de ventas ven todo.

En «Reparto»: «Forma de repartir» (por turno, parejo, o al que tenga menos prospectos), el plazo para el primer contacto en horas hábiles y si al vencer se pasa solo al siguiente vendedor. Toca «Guardar reparto».

• Entran al reparto los prospectos sin vendedor: formularios del sitio web e importaciones con «reparto».
• A la mitad del plazo le llega un recordatorio al vendedor; al vencer, se avisa a su responsable.
• Un vendedor de vacaciones se marca «No disponible» y deja de recibir prospectos.

Paso 6 · Productos y cotizaciones

En «Productos y cotizaciones» escribe el «Tope de descuento sin autorización (%)», la «Vigencia de las cotizaciones (días)» y las «Condiciones comerciales» que salen en cada cotización; toca «Guardar ajustes de cotización».

• Con tope 0 %, cualquier descuento necesita autorización del administrador, Gerencia de ventas o el responsable del grupo.
• En «Productos y servicios» cada uno lleva precio, moneda (pesos o dólares), IVA y % de comisión para venta nueva y para renovación, o «precio a capturar».
• El vendedor no cambia precios: solo cantidad y descuento.

Paso 7 · Procesos y catálogos

En «Procesos»: «cuando pase X, crea la tarea Y» (prospecto nuevo, cambio de fase, venta ganada o perdida, venta creada o pagada, renovación por vencer).

• La tarea puede ser para el vendedor, para un rol o para una persona, con su plazo en días.
• Tu cuenta trae ejemplos apagados («Prospecto nuevo», «Venta ganada», «Renovación»): «Prender» los activa y «Editar» los ajusta.

En «Catálogos»: «Orígenes», «Fases de contacto», «Fases de oportunidad» (cada una con su % de certeza), «Motivos de pérdida», «Etiquetas» y «Giros». «Agregar opción» suma una nueva.

• La certeza de cada fase es la que calcula el valor ponderado del embudo (monto × certeza).
• «Ganada» y «Perdida» son del sistema y no se cambian.

Paso 8 · Tus contactos desde Excel

«Contactos y empresas» → «Importar Excel» (en la computadora). Toca «Descargar plantilla de Excel» y llénala: un renglón por persona; la hoja «Instrucciones» trae los orígenes, fases y etiquetas válidos.

• Toca «Elegir archivo» (máximo 2,000 renglones). Primero se revisa sin guardar nada.
• No se duplica nada: si el RFC, el correo o el teléfono ya existen, te dice con qué vendedor están.
• Con vendedor «reparto», los contactos se reparten solos entre tus vendedores.

Resumen

• Crea tu cuenta: 14 días gratis del plan Profesional, hasta 5 usuarios y sin tarjeta.
• Invita a tu equipo con su rol: Administrador, Gerencia de ventas, Cobranza o Ventas.
• Arma tus grupos de ventas y el reparto: cada prospecto nuevo tiene responsable.
• Da de alta tus productos con precio y comisión, y el tope de descuento sin autorización.
• Sube tus contactos desde Excel: primero se revisan sin guardar nada.