Tus CFDI y tus reglas

Bienvenida

La descarga del SAT (cada noche, el histórico y la manual), el almacén de CFDI con filtros, tabla, XML, PDF, Excel y ZIP, las reglas que aprenden, la bandeja de excepciones y la prueba en seco.

Lo que vas a aprender

1. La descarga de cada noche
2. El histórico de 5 años
3. La descarga manual
4. El almacén de CFDI
5. XML, PDF, Excel y ZIP
6. Reglas que aprenden
7. Bandeja de excepciones
8. Prueba en seco

Paso 1 · La descarga de cada noche

Ficha del RFC → «Descarga del SAT». Arriba ves si la descarga está encendida y las cifras: emitidos, recibidos, cancelados y con XML.

• Cada noche se pide la metadata (la lista con su estado, vigente o cancelado) del día anterior y los XML de hace 3 días, para dar tiempo a que se timbre todo.
• Si un día faltó, se recupera solo en las noches siguientes.
• Una vez al mes se revisa la metadata de los 3 meses anteriores para detectar cancelaciones tardías.
• Necesita e.firma vigente y licencia vigente. Si el SAT rechaza una solicitud, la descarga queda «en pausa» y se reintenta sola.

Paso 2 · El histórico de 5 años

Con la e.firma, el histórico se programa solo, mes por mes, hasta 5 años atrás. En «Histórico (hasta 5 años)» ves cuántos periodos están listos, en proceso o con problema.

• Según el volumen del RFC y la carga del SAT tarda de unos días a un par de semanas.
• Todo lo que ya llegó se puede consultar desde el primer día.

Paso 3 · Descarga manual

En «Descargar ahora» elige «Desde» y «Hasta» (nunca fechas futuras), «Qué CFDI» (recibidos, emitidos o ambos) y «Qué pedir» (metadata o XML). Toca «Pedir al SAT».

• Sigue el avance en «Descargas manuales»: pendiente, solicitada al SAT, en proceso, descargada o error (explicado en sencillo).
• Máximo 12 meses por pedido (se parte solo por meses) y 10 pedidos por RFC en 24 horas.
• El SAT deja pedir los XML de un mismo periodo solo 2 veces «de por vida»: GeetApp nunca repite una solicitud de XML. La metadata se puede pedir sin límite.
• Los recibidos cancelados ya no traen XML: el SAT solo los da en la metadata.

Paso 4 · El almacén de CFDI

Ficha del RFC → «Ver sus CFDI». En «Buscar» filtras por emitidos o recibidos, tipo (ingreso, egreso, pago, nómina, traslado), método de pago (PUE o PPD), estado, RFC o nombre, UUID, fecha de emisión y total. Toca «Buscar».

• «▸ Más filtros» busca por conceptos (descripción, clave de producto, tasa de IVA…), encabezado, complemento de pagos y nómina.
• Cuando un CFDI se cancela, sale una caja roja «Se canceló un CFDI» con liga a cada uno; «Ya los vi» la quita.

Paso 5 · La tabla y el detalle

La tabla muestra fecha, tipo, emitido o recibido, RFC y nombre, UUID, total, estado y XML; en el celular, una tarjeta por CFDI. Ordena tocando el encabezado (otra vez invierte el orden).

• «▸ Columnas» esconde Nombre, UUID, Estado o XML.
• Se muestran 30 por página. «Solo metadata» quiere decir que aún no hay XML.

Toca un CFDI para verlo completo: estado ante el SAT, emisor y receptor, conceptos con su clave e IVA, totales, nómina y timbre.

• Facturas PPD: «Saldo pendiente» y «Pagos recibidos de esta factura».
• Botones «Descargar XML», «PDF» (representación impresa; el comprobante fiscal es el XML) e «Imprimir».

Paso 6 · Excel, XML, PDF y ZIP

Marca CFDI con su casilla o con «Marcar los de esta página»; la selección se conserva aunque cambies de página.

• «Exportar a Excel»: un renglón por CFDI con sus impuestos (máximo 10,000); la casilla agrega una hoja con los conceptos.
• «Qué lleva el ZIP»: XML y PDF, solo XML o solo PDF. «Descargar seleccionados» o «Descargar todo lo filtrado» (máximo 500 por ZIP).
• El ZIP trae las carpetas emitidos y recibidos; si algo faltó, un LEAME-pendientes.txt lo explica.

Paso 7 · Reglas que aprenden

Ficha del RFC → «Reglas». En «Nueva regla» elige «Cuando…» (RFC de la contraparte, clave de producto o servicio, uso del CFDI, forma de pago o percepción/deducción de nómina), el valor, si aplica a recibidos, emitidos o ambos, y la cuenta. Toca «Agregar regla».

• Orden: lo elegido a mano en la bandeja → regla por RFC → por clave (exacta o «empieza con») → por uso → por forma de pago → cuenta predeterminada.
• Cada regla dice su origen: «Manual», «Aprendida» o «Copiada».

«Cambiar», «Desactivar» y «Quitar» en cada regla.

• «Marcar confiable»: las pólizas cuyas cuentas de ingreso o gasto salen todas de reglas confiables se aprueban solas. Úsalo con reglas ya revisadas.
• «Copiar reglas a otros RFC»: marca los destinos, toca «Revisar» (ves cuáles no se copian porque su cuenta no existe ahí) y «Copiar».

Paso 8 · Bandeja de excepciones

Ficha del RFC → «Bandeja de excepciones». Elige el mes y si ves recibidos, emitidos o todos. Cada concepto sin cuenta tiene «Elegir cuenta».

• Guárdala como «Solo este concepto», «Todo el CFDI», «Usar siempre para este proveedor» (o cliente) o «Usar siempre para esta clave».
• Los dos «Usar siempre» crean una regla aprendida: lo de ese RFC o esa clave se resuelve solo de ahora en adelante.
• «Sí, para revisarlos» muestra también lo que cayó en la cuenta predeterminada.

Paso 9 · Prueba en seco

Ficha del RFC → «Prueba en seco». Sin generar pólizas, muestra con qué cuenta se iría cada concepto del mes y de dónde salió (a mano, regla por RFC, clave, uso, forma de pago o predeterminada).

• Ves el % resuelto, cuántos conceptos están sin cuenta («Resolver en la bandeja ›») y el banco de cada cobro o pago.
• Úsala al configurar un RFC nuevo y antes de generar el primer mes.

Resumen

• Cada noche se baja la metadata del día anterior y los XML de hace 3 días; el histórico llega solo, hasta 5 años.
• Lo urgente: «Descargar ahora» con metadata o XML (máximo 12 meses por pedido).
• En el almacén filtras, ordenas y bajas XML, PDF, Excel o ZIP.
• Las reglas deciden la cuenta; lo nuevo cae en la bandeja y con «Usar siempre» aprende.
• Antes del primer mes, corre la prueba en seco.