Configura tu despacho

Bienvenida

Crear tu cuenta, invitar a tu equipo con su rol, dar de alta tus RFC, la verificación en dos pasos, la e.firma con la autorización del contribuyente, el catálogo de CONTPAQi® y las cuentas y bancos.

Lo que vas a aprender

1. Tu cuenta y tu despacho
2. Tu equipo, sus roles y sus RFC
3. Tus contribuyentes (RFC)
4. Verificación en dos pasos
5. La e.firma y su autorización
6. El catálogo de CONTPAQi®
7. Cuentas y bancos

Paso 1 · Crea tu cuenta

Abre el portal y toca «¿No tienes cuenta? Crear cuenta». Escribe tu nombre, tu correo y una contraseña de al menos 8 caracteres (dos veces) y toca «Continuar».

• Te llega un código por correo: escríbelo en «Código» y toca «Confirmar».
• ¿No llegó? Revisa spam o correo no deseado y toca «Reenviar código».
• Si te invitaron, usa el mismo correo al que te llegó la invitación.

Paso 2 · Registra tu despacho

En la bienvenida, en «Registrar mi despacho o empresa», elige «Despacho contable» o «Empresa», escribe el nombre como te conocen tus clientes y toca «Registrar y empezar la prueba».

• Quedas como dueño y administrador fijo de la cuenta.
• La prueba gratis es de hasta 5 RFC durante 30 días, con usuarios incluidos.
• «Inicio» muestra tus RFC activos contra tu paquete, tus usuarios, tu licencia y tus contribuyentes.

Paso 3 · Invita a tu equipo

Menú → Despacho (o Empresa) → «Usuarios». En «Invitar a alguien» escribe su correo (opcional), elige su rol y marca en «RFC que verá» los contribuyentes que va a trabajar. Toca «Invitar» o «Generar código» y luego «Copiar mensaje» para mandárselo.

• Administrador: ve todos los RFC, invita usuarios, da de alta RFC y administra la licencia.
• Contador: trabaja sus RFC asignados: e.firma, descargas, catálogo, reglas y pólizas.
• Auxiliar: consulta y exporta CFDI, revisa la bandeja, la prueba en seco y las pólizas.
• Consulta: solo consulta sus RFC.
• El código sirve una sola vez y vence en 14 días. Quien no tiene un RFC asignado no lo ve.

Paso 4 · Da de alta tus RFC

Menú → «Contribuyentes (RFC)» → «+ Nuevo RFC» (solo administradores). Escribe el RFC (12 caracteres persona moral, 13 persona física), la razón social o nombre y, si quieres, un nombre corto. Elige uno o varios regímenes, escribe el código postal fiscal y toca «Dar de alta».

• Cada RFC activo cuenta en tu paquete. Si ya no hay lugar, sale «Tu paquete está lleno».
• Después asígnalo a tu equipo en «Usuarios».

Desde la ficha de cada RFC llegas a todo: datos fiscales, contabilidad, e.firma, descarga del SAT y sus facturas.

Paso 5 · Verificación en dos pasos

Es obligatoria para subir, cambiar o revocar una e.firma. En «Mis datos y seguridad» toca «Activar la verificación en dos pasos».

• En tu app de autenticación (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy…) escanea el código QR; aparece como «GeetApp Auxiliar Contable».
• Escribe el código de 6 dígitos y toca «Activar».
• Cada vez que entres con tu contraseña te pedirá el código.
• Si perdiste tu teléfono, escribe a soporte@geetapp.mx desde el correo de tu cuenta.

Paso 6 · Sube la e.firma

Ficha del RFC → «Subir e.firma». La pueden subir el administrador o el contador asignado, con la verificación en dos pasos activa y la licencia vigente. Se sube la e.firma (FIEL), no el sello digital (CSD): el sistema rechaza un CSD.

• Toca «Elegir certificado (.cer)» y «Elegir llave privada (.key)» y escribe la contraseña de la llave privada.
• Toca «Revisar e.firma»: comprueba que sea una FIEL del SAT, del mismo RFC, vigente y con su llave. Sale «e.firma válida».

Lee con el contribuyente la «Autorización del contribuyente», marca la casilla y toca «Firmar autorización y guardar e.firma». La autorización se firma con su propia e.firma y queda como evidencia.

• Se cifra en tu navegador y se guarda cifrada con su propia llave; nadie la puede descargar ni ver, ni siquiera GeetApp.
• En «Bitácora de la e.firma» ves cada movimiento y cada uso ante el SAT.
• «Revocar e.firma» borra la llave y la contraseña sin vuelta atrás y detiene la descarga.
• Cuando está por vencer, la pantalla avisa; el contribuyente la renueva en el SAT y tú subes la nueva.

Paso 7 · Sube el catálogo de CONTPAQi®

En CONTPAQi® Contabilidad abre la empresa → Empresa → Exportar/Importar → Exportar catálogos → «Catálogo de cuentas» en archivo de texto (TXT). En GeetApp: ficha del RFC → «Catálogo de cuentas» → «Elegir archivo TXT».

• Antes de guardar ves el resumen: cuentas, afectables (sin subcuentas), nuevas, las que ya no vienen y las que cambian.
• Si una cuenta que ya usas desaparece o ahora tiene subcuentas, sale en rojo «Cuentas en uso que cambian».
• Toca «Guardar catálogo». Vuelve a subirlo cada vez que agregues cuentas en CONTPAQi®.

Paso 8 · Cuentas y bancos

Ficha del RFC → «Cuentas y bancos». Cada «papel» (Bancos, Clientes, Proveedores, IVA, Ingresos, Gastos, nómina…) es la cuenta que se usa cuando ninguna regla dice otra cosa.

• Toca «Aceptar N sugerencias»: se llenan los papeles vacíos con la cuenta afectable de su código agrupador del SAT.
• Para cambiar uno, busca la cuenta por número o nombre y tócala; se guarda al momento.
• Un papel en rojo «Ya no sirve» tiene una cuenta que ya no está o que ahora tiene subcuentas: cámbiala.

En «Agregar cuenta de banco» escribe el banco, un alias y solo los últimos 4 números (nunca la CLABE completa), elige su cuenta contable y toca «Agregar banco». El primero queda como predeterminado.

• Con más de un banco aparece «Banco por forma de pago».
• Si prefieres no mandar a bancos, elige «A una cuenta puente «por identificar»».

Resumen

• Crea tu cuenta y registra tu despacho o empresa: quedas como dueño y administrador.
• Invita a tu equipo con su rol y asígnale sus RFC.
• Activa la verificación en dos pasos antes de subir una e.firma.
• Sube la e.firma (FIEL, no el CSD) con la autorización firmada del contribuyente.
• Sube el catálogo de CONTPAQi® y acepta las cuentas sugeridas; registra tus bancos.